Papírové knihy jsou krásné, ale nehodí se pro všechny oblasti použití. Pro mnoho aplikací je potřeba kromě vytištěné verze nějakého dokumentu získat i jeho elektronickou podobu. Ať už pro publikování na webu, na CD-ROMu nebo v intranetu. Na samotné přípravě tiskovin se počítače dnes podílejí ve velkém měřítku. Velká většina dnes produkovaných knih a časopisů je připravována na počítačích v DTP systémech. Ty nabízejí bohaté možnosti pro práci s grafikou a s formátováním dokumentu, ale obvykle nenabízejí vhodné nástroje pro vytvoření elektronických verzí dokumentů.

Stejné a mnohé další problémy musíme řešit při přípravě dokumentace. Následující seznam shrnuje dnes obvyklé požadavky na dokumentaci:

V současné době existuje na trhu několik proprietárních systémů, které jsou schopné více či méně tyto požadavky splnit. Kromě použití již hotových a do jisté míry neflexibilních nástrojů můžeme použít pro tvorbu dokumentů formát XML. Nebudeme tak svázáni s nějakým proprietárním systémem a získáme větší možnosti, které mohou být zejména do začátku vykoupeny složitější a náročnější konfigurací celého systému pro tvorbu dokumentace.

Použít pro elektronické publikování řešení založené na XML se vyplatí zejména v následujících případech:

Pokud budeme dokumenty ukládat do XML, získáme tím především možnost je snadno publikovat v několika odlišných formátech, což se dnes stává téměř nezbytností.

Systémy pro elektronické publikování mohou vypadat různě, ale většinou mají společné alespoň základní rysy. Celý proces přípravy dokumentů a jejich zpracování probíhá ve třech poměrně oddělených fázích. První fáze spočívá v editování a vytváření samotných dokumentů ve formátu XML. Při této fázi autoři píši knihy, články, dokumentaci apod. Vytvářené dokumenty jsou upravovány editory a korektory, schvalovány pro publikování nadřízenými pracovníky apod. Hotové dokumenty pak mohou vstoupit do publikační fáze. V této fázi se z dokumentů generují potřebné výstupní formáty. Dokumenty obsahující technickou dokumentaci mají většinou přesně daný formát a neobsahují zbytečné umělecké a grafické prvky, lze je tedy většinou formátovat a převádět zcela automaticky. To přináší obrovské úspory peněz a času. Automatizovaný proces generování výstupních formátů umožňuje častou a snadnou aktualizaci dokumentů, což je v době, kdy se software vyvíjí až moc rychle velice důležitá vlastnost.

V některých aplikacích pak může v úvahu připadat ještě prohledávání databáze dokumentů. To se uplatní v případech, kdy potřebujeme vyvolat již existující dokumenty, používat jejich části apod, zjišťovat rozdíly mezi jednotlivými verzemi apod.

Obrázek 1.1. Naše dokumenty a data jsou při elektronickém publikování to nejcennější, proto se vše „točí” okolo nich

Jádrem většiny systémů podporujících elektronické publikování je systém pro správu dokumentů. V nejjednodušších verzích může jít o nějaký sdílený disk, kam mají přístup všichni oprávnění uživatelé. Mnohem lepší je však použití specializovaných programů, které dokumenty ukládají do speciální databáze. Přístup k dokumentům pak může být velice dobře kontrolován, systém eviduje změny provedené jednotlivými uživateli a může zajišťovat i funkce pro work-flow dokumentů – před tím, než je dokument považován za finální, jej například musí schválit zodpovědná osoba.

Se systémem pro správu dokumentů (DMS) pak spolupracují editory, ve kterých jednotliví autoři vytvářejí a upravují dokumenty. Při publikování jsou z DMS získány potřebné dokumenty a převedeny do výsledných formátů.

Během školení se žádným DMS nebudeme zabývat, nicméně je dobré vědět, že takové programy existují. Pokud nemáme peněz nazbyt, můžeme plnohodnotný DMS nahradit alespoň nějakým systémem pro správu verzí jako je CVS nebo Subversion.