Pokud produkujeme velké množství dokumentů, které připravuje více lidí najednou, je nemyslitelné, aby se všechny dokumenty ukládaly na nějakém sdíleném síťovém disku v souborech. Je potřeba zajistit přístupová prává k jednotlivým dokumentům a jejich částem. Velké dokumenty je potřeba rozdělit na menší části, které budou moci jednotliví uživatelé editovat nezávisle na sobě. Programům, které popsané funkce nabízejí, se obvykle říká systémy pro správu dokumentů (DMS – Document Management Systems).

DMS obvykle ukládají dokumenty do relačních nebo objektových databází jako Oracle, MS SQL Server, Object Store, POET apod. Obvykle lze nastavit, jak velké kusy dokumentu (kapitoly, podkapitoly, odstavce) budou ukládány jako samostatný objekt, který lze editovat. Pokud vše rozumně navrhneme a rozdělíme, můžeme některé části dokumentů opakovaně používat a tím si ušetřit práci s upravováním dokumentů na více místech.

Aby bylo možno s dokumenty uloženými v DMS pracovat, nabízejí jejich výrobci rozšíření pro jednotlivé XML editory. Editor pak umí načítat a ukládat dokumenty přímo z DMS. Pokud to potřebujeme, může pro nás DMS snadno evidovat jednotlivé verze dokumentů, pamatovat si kdo je kdy změnil a mnoho dalšího.

Mnohé DMS obsahují i nástroje pro work-flow dokumentů. Můžeme tak specifikovat, která firemní oddělení nebo pracovníci musí požadovaný dokument schválit nebo upravit. DMS požadovaný tok dokumentů pomáhá automatizovat a hlídá, aby nebyl nějaký článek na cestě dokumentu vynechán.

Jednotlivé DMS se mezi sebou navzájem liší, ale kromě výše popsané základní funkčnosti často nabízejí ještě další moduly. Součástí DMS je obvykle i prohlížeč a navigátor, které umožňují snadné prohlížení uložených dokumentů. Bývá zařazen i nějaký vyhledávací systém, některé DMS jsou přímo integrovány s formátovacími programy, které umějí dokumenty zformátovat pro tisk nebo převést do dalších formátů vhodných pro publikování na Webu.

Mezi nejznámější DMS patří například SigmaLink, Life*CDM, Astoria a Poet CMS.